सहयोग करना

Tech Blog को लगातार चलाने के लिए, अक्सर एक ही व्यक्ति के सारे लेख लिखने के बजाय कई लोग मिलकर लेख लिखते और प्रबंधित करते हैं। इसलिए सहयोग का माहौल तैयार करना केवल सुविधा भर नहीं, बल्कि सेवा संचालन का एक अहम हिस्सा है।

काम करने वालों को आमंत्रित करना और अनुमति देना

WEEGLOO सहयोग के लिए उपयोगकर्ता आमंत्रण और अनुमति प्रबंधन की सुविधाएँ देता है। किसी Space में किसी उपयोगकर्ता को आमंत्रित करने के लिए, उस उपयोगकर्ता का पहले से किसी Organization में होना ज़रूरी है। यानी पहले Organization के स्तर पर उपयोगकर्ता को आमंत्रित किया जाता है, और फिर ज़रूरत के अनुसार उन्हें संबंधित Space तक पहुँच की अनुमति दी जाती है, इसी क्रम में काम होता है।

ऐसे में सभी उपयोगकर्ताओं को व्यवस्थापक अनुमति देना उपयुक्त नहीं हो सकता। उदाहरण के लिए, लेख लिखने वाले व्यक्ति के लिए कंटेंट बनाने और सुधारने भर की अनुमति काफ़ी है, और सिस्टम सेटिंग या अन्य संसाधनों तक बदलाव करने की अनुमति की ज़रूरत नहीं होती। WEEGLOO ऐसी स्थिति के लिए SpaceRole के ज़रिए अनुमतियों को बारीकी से बाँटने की सुविधा देता है।

सबसे पहले एक नया SpaceRole बनाएं, और उसमें Article Content Type के लिए बनाने और सुधारने की अनुमति दें। इस भूमिका में ब्लॉग लेखक के लिए ज़रूरी न्यूनतम अनुमतियाँ ही रखी जाती हैं।

  1. बाईं ओर के मेन्यू में Roles और Permissions पर क्लिक करें और बनाएं पर क्लिक करें।
  2. भूमिका का नाम दर्ज करें। उदाहरण: Article Author।
  3. Content में Article के लिए Read, Create और Edit की अनुमति दें। सेटिंग या अन्य संसाधनों की अनुमतियाँ चालू न करें।
  4. सहेजें पर क्लिक करें।

Article के लिए बनाने और सुधारने की अनुमति देता हुआ SpaceRole सेटिंग स्क्रीन

भूमिका बनाने के बाद सह-कर्मियों को Organization में आमंत्रित किया जाता है।

  1. Organization सेटिंग के Memberships में आमंत्रित करें पर क्लिक करें।
  2. आमंत्रित किए जाने वाले व्यक्ति का ईमेल दर्ज करें और Organization Role(उदाहरण: Member) चुनें।
  3. Space में जोड़ें में आप साथ ही वह Space(उदाहरण: Tech Blog) चुन सकते हैं जिस तक उस व्यक्ति की पहुँच होगी।
  4. आमंत्रित करें पर क्लिक करके आमंत्रण भेजें।

हर Space में कोई काम करने वाला किस SpaceRole(उदाहरण: Article Author) के रूप में काम करेगा, यह उस Space की सदस्य सेटिंग में तय किया जाता है। आमंत्रण और Space के सदस्य व भूमिका प्रबंधन का विस्तृत प्रवाह एक्सेस और अनुमतियाँ में बताया गया है।

ईमेल और Organization Role तय करके पहुँच के लिए Space चुनने वाली Organization आमंत्रण स्क्रीन

इस तरह कई लोगों को आमंत्रित करने पर एक ही Space के भीतर मिलकर कंटेंट लिखने और प्रबंधित करने का माहौल तैयार हो जाता है।

काम करने वालों के बीच संवाद: Tag और Comment

सहयोग में केवल कंटेंट लिखना ही नहीं, बल्कि काम करने वालों के बीच संवाद भी ज़रूरी होता है। कभी किसी पोस्ट में सुधार की ज़रूरत होती है या समीक्षा की राय दर्ज करनी होती है। WEEGLOO इसके लिए Tag और Comment की सुविधाएँ देता है।

Tag एक लेबल है जिसका उपयोग कंटेंट को वर्गीकृत करने या जल्दी ढूँढने के लिए होता है। उदाहरण के लिए draft, review, important जैसी स्थिति या अर्थ जोड़ने पर कई लोग एक नज़र में समझ सकते हैं कि कंटेंट इस समय किस स्थिति में है।

Comment का उपयोग किसी खास कंटेंट पर नोट दर्ज करने या काम का इतिहास रिकॉर्ड करने के लिए होता है। इसका इस्तेमाल सुधार का अनुरोध दर्ज करने या बदले गए हिस्से को समझाने के लिए किया जाता है।

Comment काम करने वालों के बीच देखे जाने वाला आंतरिक रिकॉर्ड है, इसलिए यह आगंतुकों तक नहीं पहुँचता। Tag भी मुख्य रूप से काम को व्यवस्थित करने और ढूँढने के लिए लेबल के रूप में इस्तेमाल होता है। दोनों ही सुविधाओं को कंटेंट के बजाय सहयोग में मदद करने वाले सहायक साधन के रूप में समझें।

इस तरह WEEGLOO का उपयोग करके आप केवल कंटेंट प्रबंधन ही नहीं, बल्कि कई उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर भाग लेने वाला सहयोग का माहौल तक तैयार कर सकते हैं। अगले चरण में हम देखेंगे कि बाहरी सिस्टम से जोड़कर सुविधाओं को और कैसे बढ़ाया जाए।