ईमेल भेजना

मान लीजिए आप एक कपड़ों की दुकान का शॉपिंग मॉल चलाते हैं। जब कोई ग्राहक ऑर्डर पूरा करता है, तो आप अपने आप "आपका ऑर्डर सफलतापूर्वक मिल गया है" जैसा एक पुष्टिकरण ईमेल भेजना चाहते हैं। लेकिन ईमेल भेजने के लिए पहले यह तय करना होता है कि "किस पते से और किस नाम से भेजा जाए"। ग्राहक के मेलबॉक्स में कपड़ों की दुकान सहायता नाम और दुकान का पता छपकर ईमेल पहुँचे, इसके लिए उस प्रेषक की जानकारी को पहले से एक ही जगह रजिस्टर कर रखा जाता है। इस तरह ईमेल भेजने वाले प्रेषक को रजिस्टर कर रखना ही Email Account है।

इसकी तुलना कंपनी के लेटरहेड पर पहले से छपी प्रेषक जानकारी से की जा सकती है। हर बार एक पत्र लिखते समय भेजने वाले का पता और नाम नए सिरे से नहीं लिखा जाता; पहले से छपा लेटरहेड निकालकर इस्तेमाल करने पर हमेशा एक ही प्रेषक के नाम से पत्र जाता है। Email Account भी उसी लेटरहेड की तरह है: एक बार रजिस्टर कर देने पर उसके बाद भेजे जाने वाले सभी ईमेल एक ही प्रेषक के नाम से जाते हैं।

एक बात ध्यान देने योग्य है। Email Account प्रेषक को सिर्फ़ रजिस्टर करता है। असल में ईमेल लिखकर ग्राहक को भेजने का काम Script का EmailSend इस Email Account को इंगित करके करता है (नीचे रजिस्टर किए गए प्रेषक से ईमेल भेजना में इसे समझाया गया है)। इस पेज पर पहले हम देखेंगे कि Email Account में क्या रजिस्टर किया जाता है, फिर कपड़ों की दुकान वाले Space में सीधे एक प्रेषक रजिस्टर करेंगे।

क्या रजिस्टर किया जाता है

Email Account में तीन समूहों के मान रजिस्टर किए जाते हैं: ईमेल भेजने वाला सर्वर, उस सर्वर में लॉगिन करने की जानकारी, और ग्राहक को दिखने वाला प्रेषक।

• भेजने वाला सर्वर: ईमेल को वास्तव में बाहर भेजने वाले सर्वर (SMTP सर्वर, यानी ईमेल भेजने के मानक तरीके वाला सर्वर) का पता और पोर्ट। कनेक्शन को सुरक्षित रखने वाला सुरक्षा तरीका इसी पोर्ट के अनुसार अपने आप तय हो जाता है। पोर्ट 587 StartTls के साथ और पोर्ट 465 Tls के साथ जुड़ा होता है, इसलिए सुरक्षा तरीका अलग से नहीं चुना जाता।
• लॉगिन जानकारी: उस भेजने वाले सर्वर में लॉगिन करने के लिए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड। उपयोगकर्ता नाम हर भेजने वाले सर्वर के लिए अलग होता है। यह ईमेल पते जैसा भी हो सकता है, या भेजने वाली सेवा द्वारा तय की गई कोई निश्चित स्ट्रिंग भी हो सकती है।
• प्रेषक: ग्राहक को दिखने वाला भेजने का पता (प्रेषक पता) और ग्राहक के मेलबॉक्स में दिखने वाला नाम (प्रेषक प्रदर्शन नाम)। प्रेषक पता उदाहरण के लिए dailycloset.orders@gmail.com और प्रेषक प्रदर्शन नाम कपड़ों की दुकान सहायता जैसा तय किया जाता है। प्रेषक प्रदर्शन नाम न डालने पर सिर्फ़ पता दिखता है।

सिर्फ़ प्रेषक ही ग्राहक की नज़र में आता है; भेजने वाला सर्वर और लॉगिन जानकारी सिर्फ़ पर्दे के पीछे ईमेल को वास्तव में बाहर भेजने में इस्तेमाल होते हैं।

रजिस्टर करने पर एक टेस्ट ईमेल वास्तव में भेजा जाता है

Email Account रजिस्टर करना सिर्फ़ दर्ज किए गए मानों को सहेजने वाली क्रिया नहीं है। सहेजने से पहले, दर्ज किए गए भेजने वाले सर्वर और लॉगिन जानकारी से वास्तव में जुड़कर एक टेस्ट ईमेल भेजकर देखा जाता है। यह भेजना सफल होने पर ही प्रेषक सहेजा जाता है।

• भेजना सफल होने पर Email Account रजिस्टर हो जाता है।
• कनेक्शन, लॉगिन या भेजने में से किसी भी चरण पर विफल होने पर कुछ भी रजिस्टर नहीं होता और यह विफल हो जाता है, तथा भेजने वाले सर्वर द्वारा लौटाया गया विफलता का कारण साथ में दिखाया जाता है।

इसलिए यह जान लेना ज़रूरी है कि रजिस्टर बटन दबाने के क्षण असली ईमेल बाहर चला जाता है। गलत मान डालकर रजिस्टर करना कई बार करने पर हर बार वास्तविक भेजना किया जाता है।

कनेक्शन जानकारी बाद में नहीं बदली जा सकती

रजिस्टर किए गए मानों में से कुछ बाद में बदले जा सकते हैं और कुछ नहीं।

• भेजने वाला सर्वर और लॉगिन जानकारी रजिस्टर करने के बाद नहीं बदली जा सकती। भेजने वाला सर्वर बदलने या लॉगिन पासवर्ड बदलने के लिए उसे संशोधित नहीं किया जाता, बल्कि एक नया Email Account रजिस्टर करके पुराने को हटा दिया जाता है।
• प्रेषक और नाम रजिस्टर करने के बाद भी बदले जा सकते हैं। ग्राहक को दिखने वाला प्रेषक पता और प्रेषक प्रदर्शन नाम, तथा कंटेंट स्टूडियो में कई प्रेषकों को अलग-अलग पहचानने वाला नाम बाद में संशोधित किया जा सकता है।

पासवर्ड रजिस्टर करने के बाद दोबारा नहीं देखा जा सकता। रजिस्टर करते समय एक बार दर्ज करने के बाद वह कहीं भी नहीं दिखता, इसलिए पासवर्ड भूल जाने पर उसे रीसेट करने के बजाय नए सिरे से रजिस्टर करके बदला जाता है।

कौन-से भेजने वाले सर्वर इस्तेमाल किए जा सकते हैं

इस्तेमाल किए जा सकने वाले भेजने वाले सर्वर प्लान के अनुसार अलग-अलग होते हैं।

• पहले से उपलब्ध कराई गई भेजने की सेवाएँ (Gmail·Naver·Resend·Brevo) सभी प्लान में रजिस्टर की जा सकती हैं। इन्हें सूची में से चुनते ही पता, पोर्ट और सुरक्षा तरीका अपने आप भर जाते हैं।
• सूची में न मौजूद अपना खुद का भेजने वाला सर्वर सिर्फ़ उन सशुल्क प्लान में इस्तेमाल किया जा सकता है जिनमें भुगतान का साधन रजिस्टर हो। मुफ़्त प्लान में सूची में न मौजूद सर्वर से रजिस्टर करने की कोशिश करने पर उसे अस्वीकार कर दिया जाता है।

प्लान के अनुसार नीति के लिए मूल्य निर्धारण देखें।

Naver मेल इस्तेमाल करने के लिए पहले Naver की तरफ़ POP3/SMTP चालू करना होता है और ऐप्लिकेशन पासवर्ड लेना होता है। यह प्रक्रिया Naver मेल से भेजने की तैयारी करना में समझाई गई है।

Resend तभी इस्तेमाल किया जा सकता है जब आप अपना खुद का डोमेन रजिस्टर करके उसे प्रमाणित करवा लें। यह प्रक्रिया Resend से भेजने की तैयारी करना में समझाई गई है।

Brevo में पहले भेजने वाले पते को प्रमाणित करवाना होता है और उसके बाद अलग से SMTP कुंजी बनानी होती है। यह प्रक्रिया Brevo से भेजने की तैयारी करना में समझाई गई है।

कंटेंट स्टूडियो में रजिस्टर करना

अब कपड़ों की दुकान वाले Space में ऑर्डर सूचना ईमेल भेजने वाला प्रेषक रजिस्टर करते हैं। भेजने वाले सर्वर के रूप में पहले से उपलब्ध Gmail का इस्तेमाल करेंगे, और प्रेषक कपड़ों की दुकान सहायता रखेंगे।

शुरू करने से पहले Gmail का ऐप पासवर्ड लेकर रख लें। रजिस्टर करने के दौरान इस मान को डालने वाला खाना आता है। इसे पाने का तरीका Gmail से भेजने की तैयारी करना में समझाया गया है।

1. बाईं ओर के मेन्यू में Settings और Management से Email खोलें।
2. ऊपर दाईं ओर का बनाएं बटन दबाएं।
3. Provider में Gmail चुनें। SMTP सर्वर और पोर्ट अपने आप भर जाते हैं, और सुरक्षा तरीका चुने गए पोर्ट के अनुसार तय होता है (587 होने पर STARTTLS)। सूची में न मौजूद सर्वर इस्तेमाल करने के लिए कस्टम SMTP चुनें और सर्वर का पता व पोर्ट खुद दर्ज करें।
4. Gmail पता वाले खाने में लॉगिन करने वाला Gmail खाता दर्ज करें (उदाहरण: dailycloset.orders@gmail.com)।
5. ऐप पासवर्ड वाले खाने में पहले से लेकर रखा हुआ 16 अंकों का ऐप पासवर्ड दर्ज करें। यह Google खाते का पासवर्ड नहीं है। यह मान सहेजने के बाद दोबारा नहीं देखा जा सकता। अगर अभी तक नहीं लिया है, तो Gmail से भेजने की तैयारी करना में बताए तरीके से इसे लेकर आएं।
6. नाम वाले खाने में इस प्रेषक को अलग पहचानने वाला नाम ऑर्डर सूचना प्रेषक दर्ज करें। यह नाम सिर्फ़ कंटेंट स्टूडियो में दिखता है, इसलिए वास्तविक ईमेल भेजने से इसका कोई संबंध नहीं है।
7. प्रेषक पता वाले खाने में ग्राहक को दिखने वाला भेजने का पता दर्ज करें (उदाहरण: dailycloset.orders@gmail.com)। Gmail इस्तेमाल करने पर, प्रमाणित खाते से अलग पता डालने पर भी वास्तविक भेजना प्रमाणित खाते के पते से ओवरराइट होकर जाता है।
8. प्रेषक प्रदर्शन नाम वाले खाने में ग्राहक के मेलबॉक्स में दिखने वाला नाम कपड़ों की दुकान सहायता दर्ज करें। न डालने पर सिर्फ़ पता दिखता है।
9. सहेजें बटन दबाएं।

सहेजें बटन दबाने पर दर्ज की गई जानकारी से एक टेस्ट ईमेल भेजा जाता है। भेजना सफल होने पर सूची में ऑर्डर सूचना प्रेषक दिखाई देता है। विफल होने पर भेजने वाले सर्वर द्वारा लौटाया गया कारण दिखता है और कुछ भी रजिस्टर नहीं होता, इसलिए लॉगिन जानकारी या भेजने वाले सर्वर के मान दोबारा जाँचें।

रजिस्टर किए गए प्रेषक से ईमेल भेजना

Email Account सिर्फ़ प्रेषक को रजिस्टर करके रखता है, वह खुद ईमेल नहीं भेजता। वास्तविक भेजने का काम Script का EmailSend संभालता है। EmailSend वह क्रिया है जिसमें "इस प्रेषक से, इस पते पर, इस विषय और सामग्री के साथ ईमेल भेजो" लिखा होता है, और किस प्रेषक से भेजना है यह अभी-अभी रजिस्टर किए गए Email Account को इंगित करके तय किया जाता है। प्रेषक पता और प्रेषक प्रदर्शन नाम इंगित किए गए Email Account से ही आते हैं, इसलिए EmailSend में सिर्फ़ प्राप्तकर्ता तथा विषय और सामग्री तय की जाती है।

कपड़ों की दुकान के ऑर्डर सूचना ईमेल के लिए प्रवाह इस प्रकार है।

1. ग्राहक के ऑर्डर करने पर ऑर्डर एक Content के रूप में रजिस्टर होता है।
2. ऑर्डर के रजिस्टर होने को Webhook भाँप लेता है और पहले से बनाए गए Script को चलाता है।
3. Script का EmailSend ऑर्डर सूचना प्रेषक Email Account को इंगित करके उस ग्राहक को ऑर्डर पुष्टिकरण ईमेल भेजता है।

एक EmailSend एक ही प्राप्तकर्ता को भेजता है। कई ऑर्डर होने पर हर ऑर्डर के लिए एक-एक ईमेल भेजने हेतु Script के भीतर लूप चलाकर भेजा जाता है। इस तरह प्रेषक रजिस्टर करके Script से जोड़ने का विस्तृत उदाहरण नीचे दिए गए दस्तावेज़ में समझाया गया है।

आगे क्या करें

• Script: रजिस्टर किए गए Email Account से ईमेल वास्तव में भेजने वाले EmailSend को समेटे हुए, Space के भीतर चलने वाले काम को बनाने का तरीका समझाता है।
• Webhook: ऑर्डर रजिस्टर होते ही ईमेल भेजने वाला Script अपने आप चल जाए, इसके लिए जोड़ने का तरीका समझाता है।
• Email Account: Email Account को किसी प्रोग्राम से सीधे रजिस्टर और प्रबंधित करते समय इस्तेमाल होने वाले अनुरोध·प्रतिक्रिया प्रारूप और Field विनिर्देश को समझाता है।