Organization और Space

मान लीजिए आप एक कपड़ों की दुकान का ऑनलाइन स्टोर अकेले चला रहे हैं, और अब आप उत्पाद पंजीकरण का काम किसी सहकर्मी को सौंपना चाहते हैं। इसके लिए आपके सहकर्मी को उसी काम करने वाली स्क्रीन में आकर आपके साथ मिलकर काम कर पाना ज़रूरी है। WEEGLOO में इस तरह एक ही काम करने की जगह को सहकर्मी के साथ साझा करने को मेम्बरशिप कहते हैं, और सहकर्मी को उस जगह में बुलाने के काम को आमंत्रण कहते हैं।

WEEGLOO में अलग से साइन-अप करने की कोई स्क्रीन नहीं है। कोई भी अपने आप अंदर नहीं आ सकता; अंदर मौजूद कोई व्यक्ति ईमेल से बुलाए तभी कोई नया व्यक्ति अंदर आता है। इसलिए सहकर्मी के साथ काम करने का शुरुआती बिंदु "आमंत्रण" है।

इस पेज में हम पहले उन दो जगहों को देखेंगे जहाँ सहकर्मी आते हैं, यानी Organization और Space क्या हैं, और फिर कपड़ों की दुकान में किसी सहकर्मी को आमंत्रित करके साथ काम करने की स्थिति बनाएंगे।

सहकर्मी जहाँ आते हैं, वे दो जगहें

सहकर्मी को बुलाने से पहले यह जान लेना अच्छा रहता है कि सहकर्मी के आने की जगहें दो हैं।

Space वह काम करने की जगह है जहाँ उत्पाद और तस्वीरों जैसी कंटेंट असल में रहती है। कपड़ों की दुकान के उत्पाद पंजीकृत करना, तस्वीरें अपलोड करना, और publish करना, यह सब एक Space के अंदर ही होता है। कंटेंट से जुड़े सभी काम Space में होते हैं।

Organization इन Space को समेटने वाली ऊपरी इकाई है। एक कंपनी के पास ऑनलाइन स्टोर के लिए एक Space, और आंतरिक सूचनाओं के लिए एक Space की तरह कई काम करने की जगहें हो सकती हैं, और उन काम करने की जगहों को एक साथ समेटने वाली इकाई Organization है। हर Space किसी न किसी एक Organization से ज़रूर जुड़ा होता है।

कंपनी से तुलना करें तो Organization पूरी कंपनी है, और Space उसके अंदर का विभाग का कार्यालय है। व्यक्ति को पहले कंपनी का कर्मचारी बनना होता है (Organization सदस्य), और उसके बाद उसे काम करने का कार्यालय सौंपा जाता है (Space सदस्य)। कपड़ों की दुकान के मामले में, सहकर्मी पहले आपके Organization में आता है, फिर ऑनलाइन स्टोर के Space में सौंपा जाता है और वहाँ उत्पादों को संभालने लगता है।

Organization और Space, और लॉगिन करने वाला व्यक्तिगत खाता आपस में किस तरह जुड़ते हैं, इसका और गहरा विवरण एक अलग पेज पर दिया गया है। इस पेज में बस इतना जान लेना काफ़ी है कि "सहकर्मी को Organization में बुलाने के बाद Space में सौंपा जाता है।"

सदस्य केवल आमंत्रण से ही आते हैं

Organization में अपने आप शामिल होने का कोई रास्ता नहीं है। किसी को भी शामिल होना हो, तो अंदर पहले से मौजूद किसी व्यक्ति को उसके ईमेल पते पर आमंत्रित करना होगा। कपड़ों की दुकान के Organization में किसी सहकर्मी को लाने का बस एक ही तरीका है, उसके ईमेल पर आमंत्रित करना। (लॉगिन खाता खुद तो किसी का भी पहली बार लॉगिन करते ही बन जाता है, पर किस Organization या Space में आप जाते हैं, यह इसी तरह आमंत्रण से तय होता है।)

आमंत्रित करने पर ये बातें होती हैं।

• आमंत्रित व्यक्ति तुरंत सदस्य बन जाता है। अलग से "स्वीकार करें" बटन दबाने की ज़रूरत नहीं होती।
• आमंत्रित व्यक्ति के ईमेल पर आमंत्रण की सूचना वाला मेल भेजा जाता है।
• भले ही आमंत्रित ईमेल वाले व्यक्ति ने WEEGLOO एक बार भी इस्तेमाल न किया हो, फिर भी आप उसे आमंत्रित कर सकते हैं। ऐसी स्थिति में उस ईमेल के लिए एक नए खाते की जगह साथ में बना दी जाती है।

आमंत्रित करते समय आप उस व्यक्ति को दी जाने वाली Organization भूमिका भी तय करते हैं। भूमिका Organization के अंदर अधिकार का स्तर है, और इसके तीन प्रकार हैं।

आप किसी और को अपने से ऊँची भूमिका नहीं दे सकते। उदाहरण के लिए, Admin वाला व्यक्ति किसी और को Admin या Member के रूप में आमंत्रित कर सकता है, पर Owner के रूप में नहीं। आप केवल अपने अधिकार के दायरे में ही सहकर्मी को भूमिका बाँट सकते हैं।

यहाँ तय की जाने वाली Organization भूमिका (Owner, Admin, Member) Organization पूरे में स्तर है। सहकर्मी किसी ख़ास Space के अंदर उत्पाद बना सकता है या नहीं, publish कर सकता है या नहीं, इस तरह काम करने की जगह के अंदर वह क्या कर सकता है, यह Space में सौंपी जाने वाली भूमिका अलग से तय करती है। इस Space भूमिका को एक अलग पेज पर समझाया गया है।

सहकर्मी को कपड़ों की दुकान के Organization में आमंत्रित करना

अब उस सहकर्मी को कपड़ों की दुकान के Organization में आमंत्रित करते हैं जो आपके साथ उत्पादों का प्रबंधन करेगा। मान लीजिए सहकर्मी का काम का ईमेल minji.kim@example.com है, और आप उसे उत्पाद पंजीकरण सौंपने के लिए एक सामान्य सदस्य के रूप में ला रहे हैं।

1. कंटेंट स्टूडियो के बाईं ओर ऊपर मौजूद Organization के नाम को दबाकर Organization स्क्रीन में जाएँ।
2. बाईं ओर के मेनू में Membership दबाएँ।
3. दाईं ओर ऊपर मौजूद आमंत्रित करें बटन दबाएँ। आमंत्रण स्क्रीन खुल जाती है।
4. ईमेल (आवश्यक) खाने में minji.kim@example.com दर्ज करें।
5. Organization Role चुनें में Member चुनें। (Member डिफ़ॉल्ट रूप से चुना हुआ रहता है।)
6. दाईं ओर ऊपर मौजूद आमंत्रित करें बटन दोबारा दबाकर आमंत्रण भेजें।

सूची में minji.kim@example.com Member के रूप में दिखने लगे, तो समझिए सहकर्मी Organization का सदस्य बन गया है। सहकर्मी के ईमेल पर आमंत्रण की सूचना वाला मेल भेजा जाता है।

जो ईमेल पहले से Organization का सदस्य है, उसे दोबारा आमंत्रित करने की कोशिश करने पर वह जुड़ता नहीं, बल्कि "पहले से सदस्य है" की सूचना दिखती है। ऐसी स्थिति में नए सिरे से आमंत्रित न करें, बल्कि अगले चरण में उस सदस्य को Space में सौंप दें।

सहकर्मी को ऑनलाइन स्टोर के Space में सौंपना

सहकर्मी Organization का सदस्य तो बन गया, पर अभी उस काम करने की जगह में नहीं पहुँचा है जहाँ उत्पाद रहते हैं। सहकर्मी से उत्पाद संभलवाने के लिए उसे ऑनलाइन स्टोर के Space में सौंपना होगा। इस समय वह उस Space के अंदर किस भूमिका के साथ काम करेगा, यह भी साथ में तय किया जाता है।

Space में केवल Organization के सदस्य को ही सौंपा जा सकता है। इसीलिए पिछले चरण में सहकर्मी को पहले Organization में आमंत्रित किया गया था। जो अभी तक Organization का सदस्य नहीं है, उसे Space में नहीं सौंपा जाता।

1. ऑनलाइन स्टोर के Space में वापस आकर, बाईं ओर के मेनू में Membership दबाएँ।

2. दाईं ओर ऊपर मौजूद जोड़ें बटन दबाएँ।

3. Members चुनें के खोज खाने में Organization के सदस्यों में से minji.kim@example.com को ढूँढकर चुनें।
4. इस Space के अंदर सहकर्मी की एक या उससे अधिक भूमिका (Space Role) चुनें।
5. चुने गए Members को Roles असाइन करें बटन दबाएँ।

अगर खोज के नतीजों में कोई न दिखे, तो इसका मतलब है कि वह ईमेल अभी Organization का सदस्य नहीं है। पिछले चरण पर लौटकर पहले उसे Organization में आमंत्रित करें।

सूची में minji.kim@example.com दिखने लगे, तो समझिए सहकर्मी ऑनलाइन स्टोर के Space का सदस्य बन गया है। सहकर्मी के ईमेल पर Space आमंत्रण की सूचना वाला मेल भेजा जाता है। अब सहकर्मी कंटेंट स्टूडियो में ऑनलाइन स्टोर के Space में आकर, अपने को मिली भूमिका जितनी अनुमति देती है उस दायरे में उत्पादों को संभाल सकता है।

Organization सदस्य और Space सदस्य अलग-अलग हैं

ये दोनों मेम्बरशिप अलग-अलग जगहों की हैं। Organization सदस्य का मतलब है कंपनी का कर्मचारी बन जाना, और Space सदस्य का मतलब है उस कर्मचारी को किसी ख़ास कार्यालय में काम करने के लिए सौंपा जाना। Organization सदस्य होने भर से कोई हर Space में अपने आप नहीं पहुँच जाता। सहकर्मी से ऑनलाइन स्टोर के Space के उत्पाद संभलवाने के लिए, Organization में लाने से अलग, उसे उस Space में अलग से सौंपना होगा।

एक ही सहकर्मी को कई Space में भी सौंपा जा सकता है। उसी सहकर्मी को ऑनलाइन स्टोर के Space में और आंतरिक सूचनाओं के Space में, दोनों में सौंप दें, तो वह दोनों काम करने की जगहों पर काम करेगा। हर Space के लिए अलग भूमिका भी दी जा सकती है।

सहकर्मी को बाहर निकालते समय

साथ काम करने वाले सहकर्मी की अब काम करने की ज़रूरत न रह जाए, तो उसे सदस्यों में से बाहर निकाला जा सकता है। इस समय भी दोनों जगहों को अलग-अलग करके सोचना चाहिए।

अगर किसी ख़ास Space से ही हटाना हो, तो उस Space की सदस्य सूची से सहकर्मी को हटा दें। सहकर्मी केवल उसी काम करने की जगह से बाहर होता है, और Organization सदस्य की जगह वैसी ही बनी रहती है, इसलिए वह दूसरे Space में काम करता रह सकता है।

Organization पूरे से बाहर निकालने पर, सहकर्मी उस Organization से जुड़े सभी Space से भी एक साथ बाहर हो जाता है। दोनों में से किसी भी स्थिति में सहकर्मी के ईमेल पर सूचना वाला मेल भेजा जाता है।

आख़िरी एकमात्र Owner को बाहर नहीं निकाला जा सकता। Organization में हमेशा कम से कम एक Owner होना ज़रूरी है, इसलिए जब केवल एक ही Owner हो, तो उस व्यक्ति को Member तक नीचे करना या बाहर निकालना रोक दिया जाता है। पहले किसी और को Owner तक ऊपर करने के बाद ही दोबारा कोशिश करनी होगी।

Organization को खुद ही हटाना हो, तो पहले उसके अंदर के सभी Space को मिटाना होगा। अगर एक भी Space बचा रह जाए, तो Organization नहीं हटता।

आगे क्या करें

• Content मॉडलिंग: साथ काम करने वाला सहकर्मी आ गया है, अब तय करें कि उत्पाद में कौन-कौन से आइटम होंगे, यानी उसका ढाँचा।
• Content लिखना और publish करना: उस ढाँचे में उत्पाद भरकर बनाएँ और publish करके बाहर सार्वजनिक करें।
• API रेफ़रेंस: सदस्य आमंत्रण और भूमिका सौंपने को कोड से सीधे संभालते समय ज़रूरी अनुरोध प्रारूप जैसी तकनीकी विशिष्टि को इसमें समझाया गया है।