मनचाहा Content ढूँढना

मान लीजिए आप "आरामदायक अलमारी" नाम की एक कपड़ों की ऑनलाइन दुकान चलाते हैं। जब उत्पाद सिर्फ़ दस हों, तब सूची पर एक नज़र डालते ही मनचाहा उत्पाद दिख जाता है। लेकिन जब उत्पाद 300 से ज़्यादा हो जाते हैं, तो बात बदल जाती है। "सिर्फ़ स्टॉक समाप्त उत्पादों को इकट्ठा करके हटाना है", "पिछले हफ़्ते मैंने कौन-सा उत्पाद बदला था?" जैसे सवालों के लिए सूची को एक-एक पन्ना पलटते हुए आँखों से ढूँढने का तरीका अब काम नहीं करता।

यह पेज बताता है कि कंटेंट स्टूडियो की Content सूची में से मनचाहा Content अलग-अलग स्थितियों के अनुसार कैसे छाँटें। नाम से खोजना, फ़िल्टर से सिर्फ़ शर्त पर खरे उतरने वालों को रखना, क्रमबद्ध करके क्रम बदलना, Column Settings से दिखने वाली जानकारी चुनना, बार-बार इस्तेमाल होने वाली शर्तों को View के रूप में सहेज रखना, इस तरह रोज़ दोहराए जाने वाले खोज के काम को यह एक ही जगह समेट देता है।

खोज के सभी टूल Content सूची में हैं

बाईं ओर के मेन्यू में Content पर क्लिक करने पर Content सूची की स्क्रीन खुलती है। इस पेज में जिन टूल की बात हो रही है, वे सभी इसी स्क्रीन पर मौजूद हैं।

स्क्रीन के ऊपर बाईं ओर View बटन और खोज इनपुट बॉक्स, उसके दाईं ओर सहेजने का आइकन साथ-साथ होते हैं। उसके नीचे वाली पंक्ति में "फ़िल्टर" का संकेत, Content Type शर्त चिप और फ़िल्टर जोड़ें बटन होता है। तालिका के ऊपर दाईं ओर रीफ़्रेश और Column Settings आइकन होते हैं, और तालिका के नीचे पेज नेविगेशन क्षेत्र होता है।

नाम याद हो तो खोज शब्द से ढूँढना

"टम्बलर की कीमत ठीक करनी है" जैसी स्थिति में, अगर आपको खोजे जा रहे उत्पाद का नाम पता है, तो खोज सबसे तेज़ तरीका है।

1. Content सूची के खोज इनपुट बॉक्स पर क्लिक करें।
2. टम्बलर टाइप करें।
3. Enter कुंजी दबाएं।

खोज सिर्फ़ नाम में ही नहीं, बल्कि Content के अंदर के मानों तक में ढूँढती है। जिसके नाम में "टम्बलर" है, वह उत्पाद "स्टेनलेस टम्बलर 500ml", और साथ ही जिसके मुख्य पाठ में "टम्बलर" का उल्लेख है, वह समीक्षा भी, अगर सूची में एक साथ बने रहें तो यह सफल है।

फ़िल्टर से सिर्फ़ शर्त पर खरे उतरने वाले रखना

जब नाम पता न हो, या शर्त पर खरे उतरने वाले कई आइटम एक साथ देखने हों, तब फ़िल्टर का इस्तेमाल करें। खोज इनपुट बॉक्स के बगल में मौजूद फ़िल्टर जोड़ें बटन से शर्त लगाई जाती है। शर्त के तौर पर इन आधारों का इस्तेमाल किया जा सकता है:

• Content Type: Content किस ढाँचे से बना है (उदाहरण: सिर्फ़ "उत्पाद" से बने)
• स्थिति: Draft, Published जैसी स्थिति (उदाहरण: सिर्फ़ वे जो अभी Publish नहीं हुए)
• लेखक: किसने बनाया
• Field मान: ढाँचे में परिभाषित Field में मौजूद मान (उदाहरण: सिर्फ़ वे जिनकी बिक्री स्थिति "स्टॉक समाप्त" है)
• Tag: लगाया गया Tag (उदाहरण: सिर्फ़ वे जिन पर "समर सेल" Tag लगा है)

फ़िल्टर जोड़ें बटन दबाने पर "सिस्टम फ़िल्टर" की सूची खुलती है। स्थिति (status), संशोधन तिथि (updatedAt), निर्माण तिथि (createdAt), प्रकाशन तिथि (publishedAt), भाषा (locale), संशोधक (updatedBy), निर्माता (createdBy) जैसे सिस्टम द्वारा प्रबंधित मानों को शर्त के तौर पर चुना जा सकता है, और अगर पहले Content Type चुन लें, तो उस ढाँचे में परिभाषित Field भी शर्त के तौर पर जोड़े जा सकते हैं। सूची के नीचे "एक साथ कई जोड़ें" पर क्लिक करने पर कई शर्तें एक बार में भी लगाई जा सकती हैं।

सिर्फ़ स्टॉक समाप्त उत्पाद इकट्ठा देखना

मान लें कि "उत्पाद" Content Type में बिक्री स्थिति Field है, और उसके मानों के तौर पर "बिक्री में" और "स्टॉक समाप्त" इस्तेमाल होते हैं। सीज़न खत्म होने पर स्टॉक समाप्त उत्पादों को व्यवस्थित करने के लिए, ऐसा फ़िल्टर लगाएं जो सिर्फ़ उन्हें रखे जिनकी बिक्री स्थिति Field का मान "स्टॉक समाप्त" हो।

1. फ़िल्टर जोड़ें बटन दबाएं और बिक्री स्थिति Field चुनें।
2. मान वाले खाने में स्टॉक समाप्त डालें।

फ़िल्टर की शर्त "बिक्री स्थिति = स्टॉक समाप्त" चिप के रूप में दिखती है। अगर सूची में सिर्फ़ शर्त पर खरे उतरने वाले उत्पाद बचें, तो यह सफल है। "हेरिंगबोन बॉल कैप नेवी", "कॉरडरॉय पैंट ब्राउन", "लिनन शर्ट ओटमील" जैसे सिर्फ़ स्टॉक समाप्त उत्पाद ही दिखते हैं। अब इस सूची को देखते हुए एक-एक करके खोलकर उन्हें हटाया या व्यवस्थित किया जा सकता है।

अभी तक Publish न हुए उत्पाद ढूँढना

अगर 20 नए उत्पाद पंजीकृत करते-करते बीच में उठकर चले गए हों, तो कहाँ तक Publish किया था, यह याद रखना मुश्किल हो जाता है। ऐसे में ऐसा फ़िल्टर लगाएं जो सिर्फ़ Draft स्थिति वाले रखे। सिर्फ़ बनाए गए, पर अभी तक Publish न हुए सभी Content एक साथ इकट्ठा हो जाते हैं। सूची को देखते हुए एक-एक करके खोलकर बाकी को Publish किया जा सकता है।

1. फ़िल्टर जोड़ें बटन दबाएं और status चुनें।
2. मान के तौर पर Draft चुनें।

अगर सूची में "निट वेस्ट आइवरी", "लैम्ब्सवूल मफलर चेक", "वूल निट कार्डिगन ग्रे" जैसे सिर्फ़ Draft स्थिति वाले उत्पाद बचें, तो यह सफल है।

Draft, Published, Changed में से हर एक किस स्थिति को दर्शाता है, यह स्थिति और प्रकाशन में बताया गया है।

सिर्फ़ उत्पाद देखना, सूचनाएँ हटाना

अगर Space में "उत्पाद" के अलावा "ब्रांड", "समीक्षाएँ" जैसे Content Type भी हों, तो सूची में कई ढाँचों से बने Content मिले-जुले दिखते हैं। जब आप उत्पादों को व्यवस्थित करने पर ध्यान देना चाहें, तब ऐसा फ़िल्टर लगाएं जो सिर्फ़ उन्हें रखे जिनका Content Type "उत्पाद" हो।

1. फ़िल्टर के Content Type चिप पर क्लिक करें।
2. सूची में से "उत्पाद" चुनें।

अगर सूची में सिर्फ़ "उत्पाद" Content Type से बने आइटम बचें, तो यह सफल है। "ब्रांड" या "समीक्षाएँ" ढाँचे से बने Content सूची से हट जाते हैं।

Tag से समूहित किए गए सिर्फ़ उत्पाद देखना

अगर आपने "बेस्टसेलर" वाले हर उत्पाद पर Tag लगा रखा है, तो ऐसा फ़िल्टर लगाया जा सकता है जो सिर्फ़ उन्हें रखे जिन पर वह Tag लगा है। Content Type या Field मान से बेपरवाह, अपने खुद तय किए गए आधार पर छाँटने के लिए इसका इस्तेमाल होता है। फ़िल्टर लगाने का तरीका पिछले बिक्री स्थिति या स्थिति फ़िल्टर जैसा ही है।

Tag बनाने और Content पर लगाने का तरीका, और लगाए गए Tag से सूची को छानने का तरीका Tag में बताया गया है।

सिर्फ़ मेरे बनाए या बदले हुए देखना

अगर आप दो साथियों के साथ मिलकर उत्पादों का प्रबंधन कर रहे हैं, तो सूची में तीनों लोगों का काम मिला-जुला होता है। "पिछले हफ़्ते मैंने जो उत्पाद संशोधित किए, सिर्फ़ उन्हें फिर से जाँचना है", ऐसे में नया फ़िल्टर लगाने की ज़रूरत नहीं है। Space में शामिल होते समय डिफ़ॉल्ट रूप से मिलने वाले दो View में यह शर्त पहले से मौजूद है।

• "Created by me": सिर्फ़ मेरे बनाए Content रखता है।
• "Updated by me": सिर्फ़ मेरे संशोधित किए Content रखता है।

1. खोज इनपुट बॉक्स के बाईं ओर मौजूद View बटन दबाएं।
2. सूची में से "Updated by me" चुनें।

View सूची में "All"·"Draft"·"Changed"·"Published"·"Archived" (साझा·Status) और "Created by me"·"Updated by me" (मेरा View·Default) डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद होते हैं। "Updated by me" चुनने पर सिर्फ़ मेरे संशोधित किए उत्पाद बचते हैं। इसमें संशोधन की तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करना (नीचे हाल में बदले हुए को सबसे ऊपर दिखाने के लिए क्रमबद्ध करना देखें) जोड़ दें, तो पिछले हफ़्ते जिन उत्पादों पर काम हुआ, वे ऊपर की ओर इकट्ठा हो जाते हैं।

हाल में बदले हुए को सबसे ऊपर दिखाने के लिए क्रमबद्ध करना

अगर आपने खोज का दायरा छोटा कर लिया है, तो अब बारी क्रम की है। सूची को निर्माण तिथि या संशोधन तिथि जैसे सिस्टम मानों से, और कीमत जैसे Field मानों से भी क्रमबद्ध किया जा सकता है। तालिका के कॉलम शीर्षक पर क्लिक करने पर उसी कॉलम के आधार पर क्रमबद्ध हो जाता है। दोबारा क्लिक करने पर क्रम की दिशा बदल जाती है। उदाहरण के लिए इसे ऐसे इस्तेमाल करते हैं:

• अपडेट किया गया कॉलम शीर्षक पर क्लिक करने पर, हाल में जिन उत्पादों पर काम हुआ वे ऊपर आ जाते हैं।
• अगर आपने कीमत कॉलम दिखा रखा है (नीचे सूची में कीमत तक एक नज़र में देखना देखें), तो उस कॉलम शीर्षक पर क्लिक करके सबसे सस्ते (या सबसे महँगे) उत्पाद से शुरू करके देखा जा सकता है।

अगर जिस आधार पर क्रमबद्ध करना है उसमें मान न रखने वाले Content मिले-जुले हों, तो क्रम लागू नहीं होता और "यह sort लागू नहीं किया जा सकता क्योंकि selected sort field के लिए कुछ items में values नहीं हैं। sort साफ़ करें या अलग column चुनें।" ऐसा संदेश दिखता है। उस आधार का मान भर दें या किसी और आधार पर क्रमबद्ध करें।

सूची में कीमत तक एक नज़र में देखना: Column Settings

स्टॉक समाप्त उत्पादों को व्यवस्थित करते समय, उत्पादों को एक-एक करके खोले बिना ही सूची में कीमत और बिक्री स्थिति सीधे देखने का मन करता है। सूची तालिका में कौन-सी जानकारी कॉलम के रूप में दिखानी है, यह Column Settings बटन से चुना जाता है।

1. Column Settings बटन दबाएं।
2. उपलब्ध Columns सूची में कीमत आइटम के ड्रैग हैंडल को पकड़कर दिखाए गए Columns सूची में खींचकर छोड़ें।
3. उसी तरीके से बिक्री स्थिति को भी ले जाएं।

अगर सूची तालिका में कीमत और बिक्री स्थिति कॉलम दिखने लगें, तो यह सफल है। पहले जैसा करना हो, तो डिफ़ॉल्ट पर reset करें दबाएं।

हर हफ़्ते दोहराई जाने वाली शर्तों को View के रूप में सहेजना

अगर आप हर सोमवार सुबह स्टॉक समाप्त उत्पादों की जाँच करते हैं, तो हर बार वही फ़िल्टर दोबारा लगाने के बजाय शर्त को View के रूप में सहेज रखें। View अभी सूची पर लगे खोज·फ़िल्टर संयोजन को एक नाम देकर सहेजने से बनता है।

1. सिर्फ़ स्टॉक समाप्त उत्पाद इकट्ठा देखना वाला फ़िल्टर लगाएं।
2. View बटन दबाकर View सूची खोलें।
3. वर्तमान को View के रूप में सहेजें दबाएं।
4. फ़ोल्डर आइटम में से सहेजने के लिए फ़ोल्डर चुनें। अगर अभी कोई फ़ोल्डर नहीं है, तो नया बनाएं।
5. View का नाम वाले खाने में स्टॉक जाँच डालें (अधिकतम 24 अक्षर)।
6. सहेजें दबाएं।

नया फ़ोल्डर बनाते समय "केवल मैं" और "Space सदस्यों के साथ साझा करें" में से दृश्यता का दायरा चुनें। अगले सोमवार को View सूची में से "स्टॉक जाँच" चुनते ही उसी शर्त वाली सूची तुरंत खुल जाती है।

सहेजा गया View ऊपर सिर्फ़ मेरे बनाए या बदले हुए देखना में देखी गई View सूची में भी दिखने लगता है।

अभी-अभी पंजीकृत उत्पाद न दिखे तब: रीफ़्रेश और पेज नेविगेशन

अगर किसी साथी ने अभी-अभी जो उत्पाद पंजीकृत किया वह मेरी सूची में न दिखे, तो इसका मतलब सूची पिछली स्थिति में ही बनी हुई है। रीफ़्रेश बटन दबाने पर सूची फिर से लोड हो जाती है।

अगर सूची लंबी होकर कई पेजों में बँट जाए, तो प्रति पेज दिखाई जाने वाली संख्या 20·50·100 में से चुनकर (डिफ़ॉल्ट 20), या पिछले·अगले आइकन दबाकर पेज बदलते हुए देखा जा सकता है। हालाँकि सैकड़ों आइटम को पेज-दर-पेज पलटते हुए ढूँढना आख़िरी उपाय है। उससे पहले इस पेज की खोज और फ़िल्टर से पहले दायरा छोटा करना ज़्यादा तेज़ रहता है।

आगे क्या करें

• स्थिति और प्रकाशन: फ़िल्टर के आधार के तौर पर इस्तेमाल की गई Draft, Published, Changed स्थितियाँ हर एक क्या हैं और कैसे बदलती हैं, यह बताता है।
• Tag: फ़िल्टर के आधार के तौर पर इस्तेमाल होने वाला Tag बनाने और Content पर लगाने का तरीका बताता है।
• Content बनाना और प्रकाशित करना: ढूँढे गए Content को बदलकर दोबारा Publish करने की प्रक्रिया बताता है।