Rollen und Berechtigungen

Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihrem Kollegen minji.kim@example.com Zugriff auf den Space Ihres Bekleidungs-Onlineshops gegeben. Sie möchten ihm das Anlegen und Bearbeiten von Produkten überlassen, zögern aber, ihm auch das Löschen oder die externe Veröffentlichung von Produkten anzuvertrauen. Ein solches Bündel von Berechtigungen, das festlegt, "was ein Mitglied innerhalb eines Space tun darf und was nicht", ist die Space Role (SpaceRole).

Eine SpaceRole funktioniert so, dass Sie ein Bündel von Berechtigungen im Voraus erstellen und es einem Mitglied zuweisen, anstatt jedem einzelnen Mitglied die Berechtigungen getrennt zu vergeben. Wenn Sie zum Beispiel einmal eine Rolle erstellen, mit der man Produkte "nur lesen und bearbeiten" kann, müssen Sie den Kollegen, die Produkte anlegen sollen, nur noch diese eine Rolle zuweisen. Auch wenn die Zahl der Mitglieder wächst, müssen Sie die Berechtigungen nicht jedes Mal von Grund auf neu festlegen.

Auf dieser Seite sehen wir uns zunächst an, was eine SpaceRole ist und welche Berechtigungen sie enthält. Anschließend erstellen Sie im Space des Bekleidungsshops selbst eine Rolle "Verantwortlich für Produktanlage".

Eine Space-Rolle unterscheidet sich von einer Organization-Rolle

In WEEGLOO gibt es zwei Stellen, an denen Berechtigungen festgelegt werden. Da diese leicht zu verwechseln sind, ziehen wir zuerst eine klare Grenze.

• Die Organization-Rolle (Owner, Admin, Member) ist die Stufe im gesamten Unternehmen. Sie legt fest, wer organisationsweite Aufgaben übernehmen darf, etwa Mitglieder einladen oder einen neuen Space anlegen.
• Die SpaceRole ist die Berechtigung innerhalb eines bestimmten einzelnen Space. Sie legt fest, wie weit ein Mitglied beim Umgang mit Inhalten in diesem Arbeitsbereich gehen darf, also etwa beim Anlegen, Bearbeiten und Veröffentlichen von Produkten.

Demselben Kollegen können Sie in jedem Space eine andere SpaceRole geben. Im Space des Onlineshops darf er Produkte bearbeiten, im Space für interne Ankündigungen nur lesen. Diese Seite behandelt ausschließlich die SpaceRole. Organization-Rollen sowie das Einladen und Zuweisen von Mitgliedern werden unter Organisation und Space behandelt.

Was eine Rolle enthält: worauf, welche Aktion

Eine SpaceRole enthält "auf welches Objekt, welche Aktion, ob erlaubt oder verweigert".

Zunächst gliedern sich die Objekte, für die Berechtigungen festgelegt werden, in drei Arten.

• Content Type: das Vorlagenraster für Produkte, Ankündigungen und Ähnliches
• Content: die einzelnen Produkte, die mit diesem Raster erstellt werden
• Media: hochgeladene Dateien wie Fotos oder Videos

Die Aktionen, die je Objekt erlaubt oder verweigert werden können, sind die folgenden.

Die Aktionen werden auf dem Bildschirm in englischer Sprache angezeigt. Die Bedeutung der einzelnen Aktionen ist die folgende.

Auf das Beispiel des Bekleidungsshops übertragen: Für die Rolle "Verantwortlich für Produktanlage" wählen Sie die Aktionen so aus, dass für Content (Produkte) Read, Create und Edit erlaubt werden, Delete und Publish aber nicht aufgenommen werden. Dann kann der Kollege Produkte zwar anlegen und ändern, aber nicht löschen oder extern veröffentlichen.

Was Publish ist und wie etwas nach dem Veröffentlichen extern bereitgestellt (ausgeliefert) wird, wird ausführlich unter Status und Veröffentlichung behandelt.

Erlauben und verweigern

Auf dem Rollen-Bildschirm gibt es getrennt eine Liste Allowed und eine Liste Denied. Sie fügen die Aktionen, die ermöglicht werden sollen, Zeile für Zeile in die Liste Allowed ein. Wichtig ist: Aktionen, die nicht in die Liste der Erlaubnisse aufgenommen werden, werden automatisch verweigert. Wenn Sie also nur die Aktionen in die Erlaubnis aufnehmen, die Sie dem Kollegen geben möchten, ist der Rest gesperrt, ohne dass Sie ihn eigens sperren müssen.

Die Liste Denied ist eine Sicherung für den Fall, dass Sie "etwas breit erlauben, aber einen bestimmten Teil als Ausnahme sperren möchten". Wenn eine Aktion gleichzeitig in der Erlaubnis und in der Verweigerung steht, hat die Verweigerung immer Vorrang.

Den Geltungsbereich auf eine bestimmte Art oder eine bestimmte Person eingrenzen

Wenn Sie eine Aktion erlauben, können Sie diese Erlaubnis auf eine einzige Art oder eine bestimmte Bedingung eingrenzen. Möglich sind zum Beispiel folgende Eingrenzungen.

• Nur auf eine Art: nur auf den Content Type "Produkt" anwenden und auf andere Content Type nicht.
• Nur auf selbst Erstelltes: dem Mitglied nur den Umgang mit Content erlauben, den es selbst erstellt hat, und Fremderstelltes unberührt lassen.
• Nur auf das mit einem bestimmten Tag: nur auf Content oder Media anwenden, an dem ein festgelegter Tag hängt.

Wenn Sie den Geltungsbereich nicht eigens eingrenzen, gilt die Aktion für das gesamte betreffende Objekt. Wenn Sie etwa das Lesen von Content ohne Eingrenzung erlauben, kann der gesamte Content gelesen werden; grenzen Sie auf den Content Type "Produkt" ein, können nur Produkte gelesen werden.

Was ein Tag ist, wird unter Tag behandelt.

Die Administrator-Rolle, die beim Anlegen eines Space mitkommt

Wenn Sie einen neuen Space anlegen, entsteht automatisch eine Rolle namens Administrator mit. Diese Rolle ist die Rolle mit der höchsten Berechtigung, die mit allem in diesem Space umgehen kann. Wer einen Space angelegt hat, startet mit dieser Administrator-Rolle.

Die Administrator-Rolle ist eine vom System bereitgestellte Rolle und kann daher weder bearbeitet noch gelöscht werden. Wenn Sie einem Kollegen eine eingegrenzte Berechtigung geben möchten, erstellen Sie nicht durch Ändern von Administrator, sondern wie unten beschrieben eine eigene neue Rolle und geben sie ihm.

Die Rolle "Verantwortlich für Produktanlage" erstellen

Jetzt erstellen wir im Space des Bekleidungsshops selbst die Rolle "Verantwortlich für Produktanlage", die Sie einem Kollegen geben. Diese Rolle soll Produkte (Content) zwar Read, Create und Edit können, sie aber nicht löschen oder veröffentlichen.

1. Klicken Sie im linken Menü auf Role & Permission.
2. Klicken Sie rechts oben über der Liste auf die Schaltfläche Erstellen.
3. Geben Sie im Tab Role detail in das Namensfeld Verantwortlich für Produktanlage ein. Das Beschreibungsfeld können Sie leer lassen.

Als Nächstes legen Sie fest, welche Aktionen diese Rolle bei Produkten (Content) ausführen darf. Die Aktionen tragen Sie Zeile für Zeile als Regel in die Liste Allowed ein und wählen in derselben Zeile auch den Geltungsbereich (Content Type), auf den sie angewendet werden soll.

4. Wechseln Sie zum Tab Content.
5. Klicken Sie unter Allowed auf das +, um eine Regel als eine Zeile hinzuzufügen.
6. Wählen Sie in dieser Zeile als Aktion Read und als anzuwendenden Content Type "Produkt". (Lassen Sie die Felder für Ersteller und Tag auf "Alle …", dann gilt es für alles.)
7. Fügen Sie auf dieselbe Weise auch die Regeln Create und Edit je als eine Zeile hinzu. Lassen Sie bei allen drei Zeilen den Content Type auf "Produkt".
8. Nehmen Sie Löschen (Delete) und Veröffentlichen (Publish) nicht in die Erlaubnis auf. Da nicht in die Erlaubnis aufgenommene Aktionen automatisch verweigert werden, kann der Kollege Produkte nicht löschen oder extern veröffentlichen.

9. Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Speichern.

Wenn Verantwortlich für Produktanlage in der Liste erscheint, ist die Rolle erstellt. Sie wird zusammen mit dem von Anfang an vorhandenen Administrator angezeigt.

Die erstellte Rolle einem Kollegen geben

Dass eine Rolle erstellt wurde, bedeutet nicht, dass sie automatisch für jemanden gilt. Die erstellte Rolle wird erst wirksam, wenn Sie sie einem Mitglied zuweisen.

Wenn Sie einen Kollegen einem Space zuweisen, wählen Sie zugleich die Rolle, die er innerhalb dieses Space haben soll. Dabei wählen Sie die soeben erstellte Verantwortlich für Produktanlage aus. Bei einem Kollegen, der bereits im Space ist, können Sie die Rolle dieses Kollegen auch in der Mitgliederliste ändern und so anwenden. Einem Mitglied können auch mehrere Rollen zusammen gegeben werden. In diesem Fall werden die von den einzelnen Rollen erlaubten Aktionen alle zusammengeführt: Eine Aktion, die in irgendeiner der Rollen erlaubt ist, kann das Mitglied ausführen. (Dass die Verweigerung die Erlaubnis übertrumpft, gilt nur innerhalb derselben Rolle. Auch wenn eine Aktion in einer Rolle verweigert ist, geht sie, wenn eine andere Rolle sie erlaubt.)

Die konkreten Schritte, um ein Mitglied einem Space zuzuweisen und eine Rolle zu wählen, werden unter Organisation und Space behandelt.

Nächste Schritte

• Organisation und Space: Weisen Sie einen Kollegen einem Space zu und geben Sie ihm die soeben erstellte Rolle.
• Token: Behandelt Zugriffstoken, mit denen nicht ein Mensch, sondern eine externe Website oder ein Programm Inhalte lesen kann. Auch einem Token lässt sich eine SpaceRole zuweisen, um den Berechtigungsbereich einzugrenzen.
• API-Referenz: Behandelt technische Spezifikationen wie das Anfrageformat, das Sie benötigen, wenn Sie aus einem Programm heraus Rollen direkt erstellen oder Berechtigungsregeln bearbeiten.